系统完全按照《因公临时出国经费管理办法》和《关于进一步加强因公出国（境)管理工作的意见》等国家规定，将出国申请、审批、审核、批件管理、经费审核等流程规范化到系统中，使得因公出国管理规范化，杜绝了（一）违规扩大出国经费开支范围的；（二）擅自提高经费开支标准的；（三）虚报团组级别、人数、国家数、天数等，套取出国经费的；（四）使用虚假发票报销出国费用的等行为。
系统通过内置了《因公临时出国人员费用开支标准》，系统根据出访目的地和天数，可以自动计算出经费的预算，达到了有据可依的目的。
优航因公出国(境)管理系统是武汉优航网依据对众多高校外事管理业务研究和信息化经验，基于“智慧化”和“信息化”的设计理念打造的高校外事管理信息系统中的子系统。系统帮助高校外事管理部门建立了一套标准办事流程和全生命周期的因公出国(境)管理机制，并完整贯穿于整个出国(境)业务管理流程，实现了教师因公出国计划管理、出国公示、出国业务审批、教师因公证件出入库管理、教师回国总结管理和因公出国财务结算管理等，支持PC和移动端信息查看和部级、省级、校级各个层面数据报表自动生成，为高校老师和外事管理部门提供了高效、安全、快捷的因公出国(境)业务办理通道, 提升高校外事工作效率及管理水平，这套系统从2012年在华中科技大学国际交流处运行至今，经过三次版本升级和迭代，出色地帮助华中科技大学国际交流处提升了外事业务办理效率。
l 教师因公出国（境）管理
满足教职工因公出国的需求，从出国申请到办理出国手续全程网络化和无纸化，方便教职员工的出国办理，同时也可提高外事处办公室工作人员的工作效率。记录高校因公出国（境）人员信息，满足因公出国（境）的表格制作需要，统计各项与因公出国/赴港澳台有关数据。
l 学生留学管理
对接来自教务处的学生出国数据，对该数据进行留存，统计，便于查询和大外事数据库的统一管理。
1） 自动/手动导入来自教务处管理系统的学生出国留学数据
2） 管理学生出国留学基础数据
l 长短期外籍专家管理与手续办理
实现外籍专家信息管理和相关手续办理，能够实现专家证报告管理，出入境信息管理，居住证管理等。
1） 长期专家的居住和工作证件的办理；
2） 专家的专家证和出入境信息管理；
3） 专家的相关工作会议的信息管理等
l 国际交流重点项目网上评审与管理。
实现学校国际交流重点项目的网上申请、评审和管理工作，强化申报流程，加强项目监管和评审，提高工作效率。
1） 国际交流重点项目信息的填写，在线申请，专家评审和管理工作
2） 重点项目信息的全生命周期的监管工作，从申请、评审到运行和报告等
3） 对所有重点项目的查询和数据统计工作
l 国际会议管理
针对学校举行的国际学术会议进行管理，包括国际会议申请、审核和举办的管理等。记录国际会议信息，满足国际会议的表格制作需要，统计各项国际会议相关数据。
1） 由申请人自行填写国际会议相关信息（包括国际会议、一般涉外活动、
两岸三地会议），并上传相关附件；
2） 展现各种会议活动范围、要求、说明；打印申请表格；查阅申请人申请材料并反聩审批意见；
3） 汇总表上报；按关键字查询并统计数据；Excel 导入导出。
l 孔子学院管理
对各个孔子学院的信息管理，包括孔子学院基本信息管理，运行管理和孔子学院教师招聘和教师任课管理等。
